قد تحتاج الشركات والمؤسسات عند حدوث ظروف خارجة عن السيطرة، لأخذ احتياطاتها والتركيز على بعض الأمور المهمة التي تساعدها في المحافظة على أمن بياناتها والاستمرار فى إنجاز أعمالها، دون حدوث خسائر كبيرة.
لهذا نود أن نطرح عليكم بعض الأسئلة ونقدم لكم من خلالها نصائح قيمة، التي يمكن أخذها بعين الاعتبار لمساعدتكم فى الحفاظ على نشاطاتكم التجارية.
نصائح للحفاظ على نشاطك التجاري
هل تقوم بإجراء نسخ احتياطي لبيانات وملفات شركتك؟
هناك العديد من الحوادث المتعمدة أو غير المتعمدة التي قد تسبب في تلف أو فقدان بياناتك وملفاتك، دون القدرة على إرجاعها، مما يؤثر بشكل سلبي على أعمالك، لهذا تعتبر عملية النسخ الاحتياطي أفضل خطة يمكنك الاعتماد عليها لضمان الحفاظ على بياناتك وملفاتك المهمة، ومن نصائح المحافظة المهمة.
كما يفضل إجراء عملية النسخ الاحتياطي بشكل دوري، وتخزين النُسخ في السحابة (Cloud)، للحفاظ عليها من التلف أو الضياع، ويفضل عدم تخزينها على جهاز الحاسوب أو على قرص صلب خارجي قد يصبح غير قابل للقراءة في حال أصيب بعُطل. من المهم أيضاً تسمية كل نسخة بتاريخها حتى تضمن عدم حدوث أي خلط ما بين النُسخ القديمة والحديثة.
بالإضافة إلى ذلك، قم بتدريب أكثر من موظف على كيفية استرجاع النسخ الاحتياطية في أقصر وقت ممكن، حتى لا تتأخر أعمالك في حال عدم تمكّن الموظف المُختص من الحضور.
هل لديك خطة بديلة في حال عدم تمكّن موظفيك من التواجد في مقر الشركة؟
في بعض الأحيان وبسبب ظروف خارجة عن السيطرة لا يتمكن بعض الموظفين من الحضور إلى الشركة، مما قد يؤدي إلى تأخر تسليم المهام المطلوبة في موعدها، لهذا من الأفضل دوماً أن تعتمد على أحد الحلول السحابية المجانية أو المدفوعة، والتي تستخدمها العديد من المؤسسات، لإنجاز الأعمال عن بُعد وعلى أكمل وجه.
حيث سيتمكن موظفيك أينما وُجدوا، سواء من خلال جهاز الكمبيوتر أو الهاتف من تنظيم الاجتماعات عن بُعد، والعمل على الملفات والمستندات في الوقت نفسه، حتى فى حال انقطاع الكهرباء أثناء العمل، يتم تخزين التعديلات تلقائياً.
في العنكبوت الليبي ومنذ سنوات عديدة، اعتمدنا بشكل كلي على الحلول السحابية، لتنظيم الملفات ومساعدة موظفينا أينما كانوا على تسليم المهام المطلوبة منهم في المواعيد المحددة، والأهم إمكانية مشاركة الأعمال والعروض بكل سهولة مع زبائننا، دون الحاجة للحضور الشخصي. لذا فإن إحدى نصائح المحافظة على عملك خلال الأزمات هي اعتماد الحلول السحابية.
هل تستخدم برامج لإدارة كلمات السر ومشاركتها بأمان؟
مشاركة كلمات السر مع الموظفين عن طريق الرسائل الشخصية ليست بالفكرة الجيدة، فمهما كنت حذراً، قد يتمكن أحدهم من الوصول إليها والحصول على حسابات الشركة الخاصة. أيضاً من الأخطاء التي تقع فيها الشركات، هي وجود جميع كلمات السر لدى شخص واحد فقط، حيث يؤثر ذلك بشكل سلبي جداً على الشركة في حال عدم تواجده بشكل دائم، أو في حال تعرض للاختراق.
لهذا من الأفضل دوماً استخدام برامج إدارة كلمات السر مثل 1Password أو LastPass، الذي يمكنك من خلاله تخزين جميع كلمات السر بأمان والوصول إليها أينما كنت، ومشاركتها مع الموظفين بطريقة آمنة ومشفرة، بالإضافة إلى تعيين كلمات سر معقدة لجميع الحسابات الخاصة بكم. فهي إحدى نصائح الأمن المهمّة جدًّا.
هل تستخدم شبكات الواي فاي الموجودة بالأماكن العامة؟
في بعض الأحيان عندما تكون خارج الشركة وبحاجة لإنجاز مهمة معينة، تضطر إلى استخدام شبكات الواي فاي الموجودة بالأماكن العامة، ولكن هذا الأمر قد يمثل خطراً على خصوصيتك وأمن معلوماتك، حيث تعتبر هذه الشبكات غير آمنة وغير مشفرة. في هذه الحالة ننصح بأن تتأكد من أن المواقع التي تتصفحها تستخدم بروتوكول HTTPS لتشفير البيانات وبالأخص الصفحات التي تتطلب إدخال كلمات السر أو بيانات حساسة.
في النهاية نتمنى أن تكونوا قد استفدتم من نصائح إدارة عملك خلال الأزمات، كما نود أن نعلمكم أن فريقنا متواجد دوماً لمساعدتكم وتقديم الاستشارات مجاناً. فقط لا تتردد فى الاتصال بنا
شارك:
السلام عليكم. مشاء الله عليكم ..دائما ماكنتم السند والعون لنا في اصعب واضيق الظروف … موفقين دائما ان شاء الله
موفقين
مقالة ممتازة وفي وقتها المناسب
تحاتي
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته
بارك الله فيك السيد محمد عالمعلومات ،دمتكم متألقين