المدونة

نصائح إدارة أعمالك أثناء الأزمات

قد تحتاج الشركات والمؤسسات عند حدوث ظروف خارجة عن السيطرة، إلى أخذ احتياطاتها والتركيز على بعض الأمور المهمة؛ التي تساعدها في المحافظة على أمن بياناتها، والاستمرار فى إنجاز أعمالها دون حدوث خسائر كبيرة.

لهذا نود أن نشارككم بعض النصائح التي نقوم باتباعها نحن أيضًا؛ للمحافظة على النشاط التجاري و إدارة أعمالك في أي ظروفٍ كان .

• حدد الخطوط العريضة لخطة إدارة أعمالك في الأزمات، اجتمع مع الفريق القيادي في شركتك؛ لتحديد أهم النقاط لخطة العمل أثناء الأزمات، للاستعداد لها بأقل الخسائر، والتكاليف على صعيد الوقت والمال.
• وضح لكل من له صلة المسار الجديد للعمل عليك وضع جميع أصحاب المصلحة في الصورة، العملاء الشركاء وفريق العمل، ووضح لهم طبيعة الوضع الحالي وما الذي قد يترتب عليه من إجراءات.
• درب الفريق على العمل عن بعد لضمان إمكانية استمرار نشاطك التجاري؛ في حال حصول أي أزمة تمنع تواجدك أو تواجد أعضاء الفريق، درب الفريق بشكل عملي على التقنيات أو الإجراءات؛ التي تم تبنيها في إدارة أعمالك تحت هذه الأوضاع.
• استعمل أدوات إدارة المهام لتنظيم العمل بينك وبين الفريق وتوزيع المهام وإدارة أعمالك بشكل صحيح، ننصح بتبني إحدى أدوات إدارة وتوزيع المهام بين الفريق مثل: جيرا وتريلو.
• اجعل التواصل مع الفريق عبر قنوات رسمية للتواصل مع مختلف أعضاء الفريق ننصح باستخدام أدوات تواصل خاصة بقطاع الأعمال. تجنب استعمال القنوات غير الرسمية؛ نظرًا لعدم موثوقيتها في تبادل المعلومات الحساسة.
• اعتمد على أدوات إدارة كلمات المرور من الأفضل دومًا استخدام أدوات إدارة كلمات السر مثل 1Password أو LastPass، التي تمكنك من تخزين جميع كلمات السر بأمان والوصول إليها أينما كنت، ومشاركتها مع الموظفين بطريقة آمنة ومشفرة.
• اجتمع بالفريق باستخدام أدوات الاتصال عبر الفيديو تعد أدوات الاتصال عبر الإنترنت ضرورية في إدارة أعمالك عبر الانترنت لإجراء اجتماعات مع الفريق أينما كانوا وبشكل احترافي ومنظم، ومن أمثلتها: Skype.
• شارك الملفات وأدر المستندات عن بعد من الأفضل تبني التقنيات الصحيحة التي تناسب قطاع الأعمال، للعمل عن بعد وضمان السلاسة والأمن لأعمالك، مثل: حزم Google Workspace أو Microsoft 365 المجانية أو المدفوعة.

• حدد جدول زمني للعمل واحرص على الالتزام به يمكن أن تكون تجربة العمل خارج أجواء المكتب مربكة مما قد يؤدي إلى عدم الالتزام من قبل الفريق بشكل تام. لهذا يجب تحديد أوقاتٍ ثابتة للعمل لكل فريق أو مجموعة، بالإضافة لتحديد أوقات الاجتماعات عبر الإنترنت والالتزام بها.
• استمر في التواصل وبناء العلاقات مع الزبائن حتى إذا كان لديك قاعدة عملاء بالفعل، فأنت بحاجة لبناء المزيد. استخدم النشرات البريدية ووسائل التواصل الاجتماعي، وأية أدوات أخرى تحت تصرفك؛ لتعزيز وبناء علاقاتك عبر الإنترنت.
• احرص على استخدام شبكة موثوقة للاتصال بالإنترنت يعد الاتصال بالإنترنت الموثوق أمرًا ضروريًا للعمل عن بُعد. ولكن العثور على إشارات موثوقة في الخارج أمر غير ممكن دائمًا، لهذا تأكد دائمًا من تعزيز احتياطاتك لضمان نجاح إدارة أعمالك.
• أمّن أجهزة الكمبيوتر من التهديدات الإلكترونية عند العمل عن بعد على الأرجح أن الموظفين سيعملون باستخدام أجهزتهم الشخصية، لهذا احرص على توعية الفريق بضرورة استعمال مكافحات الفيروسات وتحديث أجهزتهم باستمرار، والتأكد من خلوها من أي برامج ضارة.
• استعمل عامل التحقق الثنائي لإضافة طبقة حماية وضمان آخرى، احرص على أن يقوم جميع أعضاء الفريق بالاعتماد على تقنية التحقق الثنائي في حساباتهم التي لها علاقة بالعمل.
• انسخ وصوّر المستندات المهمة تأكد دائما من وجود نُسخ إلكترونية من المستندات المهمة والحساسة، وتأكد دومًا من تخزينها في السحابة.
• أنشئ النُسخ الاحتياطية بشكل دوري احرص دائمًا على وجود نسخ احتياطية لملفاتك وبياناتك على سحابتك التخزينية، واعمل على تحديث النسخ الاحتياطي بشكل دوري.
• درب أكثر من موظف على استرجاع النسخ الاحتياطية قم بتدريب أكثر من موظف على كيفية استرجاع النسخ الاحتياطية في أقصر وقت ممكن، حتى لا تتأخر أعمالك؛ في حال عدم التمكّن من الوصول للموظف المُختص.
• اجعل معاملاتك المالية إلكترونية قدر الإمكان حول جميع فواتيرك ومعاملاتك المالية عبر الإنترنت، وقم بمشاركتها مع زبائنك ومورديك من خلال البريد الإلكتروني الرسمي.
• وفّر طرق دفع إلكترونية عبر موقعك إن كنت عملك يعتمد بشكل أو بآخر على المواقع أو التطبيقات، احرص على توفير طرق دفع إلكترونية؛ تدعم الدفع بالعملة المحلية، بهذا الأمر يصبح بإمكانك الإستمرار في بيع خدماتك لزبائنك عبر الإنترنت.
• تعاون مع المستقلين عندما لا يتمكن أحد الموظفين من إتمام مهامهم الرئيسية، يصبح بإمكانك حينها عقد اتفاق مع المستقلين المتواجدين في أماكن آمنة لإتمام هذه المهام إلى حين السيطرة على الوضع وانتهاء الأزمة
• التكيف والارتجال والتغلب على الأزمة الشيء الأخير المتبقي هو تقييم جدوى خطة إدارة الأزمات لشركتك. يجب عليك وضع بعض الأهداف والمعايير الأساسية لقياس التقدم المحرز. إذا لم تتحقق النتائج المرجوة في الوقت المحدد، فقد حان الوقت لإجراء تعديلات على الخطة المتبعة. المرونة هي المفتاح لمعالجة الموقف بشكل شامل. يجب أن تكون مستعدًا للتكيف والارتجال عند حدوث الأزمات. هذه النقاط هي دليل بسيط لإدارة أعمالك خلال حدوث أزمة من أي نوع.